Help uw cliënt beslissingen te maken: 10 legal design-adviezen voor een e-mail of een juridische nota
Beslissingen nemen is cruciaal voor iedereen die met een juridisch document wordt geconfronteerd. Of het nu gaat om het ondertekenen van een contract, het accepteren van algemene voorwaarden of het begrijpen van juridische verplichtingen, de klant moet de kern kunnen begrijpen zonder te verdrinken in complexiteit. Legal Design combineert helderheid met visuele efficiëntie. De methodiek helpt de gebruikservaring bij juridische teksten te verbeteren. Hier zijn 10 praktische tips om de besluitvorming voor een cliënt te vereenvoudigen in een e-mail of juridisch document:
- Gebruik duidelijke en aansprekende titels
De titel is het eerste wat uw klant ziet. Deze moet meteen het onderwerp verduidelijken en aanzetten tot verder lezen. Kies bijvoorbeeld liever voor “Wat u accepteert door dit contract te ondertekenen” in plaats van “Contractvoorwaarden”. Dit soort titel stuurt de lezer richting actie en vermindert ambiguïteit.
- Structureer de tekst met duidelijke koppen
In een juridisch document is de hiërarchisering van informatie essentieel. Gebruik koppen voor elke sectie om de navigatie te vergemakkelijken. In een notitie over contractuele aansprakelijkheid bijvoorbeeld, helpen koppen zoals “Uw verplichtingen” en “Onze garanties” de klant snel te vinden wat voor hen relevant is.
- Vereenvoudig juridisch taalgebruik
Juridisch taalgebruik kan intimiderend zijn voor niet-ingewijden. Vervang technische termen door eenvoudige woorden. Zeg bijvoorbeeld “dit contract is bindend” in plaats van “bindende kracht”. Zo kan de klant de inhoud begrijpen zonder juridisch jargon te moeten ontcijferen.
- Gebruik opsommingstekens
Opsommingstekens zijn een krachtig hulpmiddel om informatie op te splitsen in behapbare onderdelen. In een e-mail met verplichtingen maakt een opsomming de voorwaarden van een contract leesbaarder.
Bijvoorbeeld:
- U moet betalen binnen 30 dagen.
- U kan binnen 14 dagen opzgeggen.
- U krijgt een boete als u te laat betaalt.
- Illustreer met schema’s of infographics
Neurowetenschappen tonen aan dat het menselijk brein visuele informatie beter onthoudt. Om een complex proces uit te leggen maakt een verklarend schema het geheel begrijpelijker en sneller te doorgronden. Denk bijvoorbeeld aan een aanbestedingsprocedure of de stappen bij het oplossen van een geschil.
- Benadruk de essentiële informatie
Laat de belangrijkste informatie visueel opvallen. In een huurcontract kunt u bijvoorbeeld de looptijd, de huurprijs en de opzegvoorwaarden vetgedrukt weergeven. Dit leidt de aandacht van de klant naar de belangrijkste punten die hun beslissing beïnvloeden.
- Herformuleer lange alinea’s
Dichte alinea’s vermoeien de lezer en verhogen de cognitieve belasting. Verdeel daarom uw tekstblokken in in meerdere kleine alinea’s, met korte en eenvoudige zinnen. In een juridische nota over consumentenrecht kunt u bijvoorbeeld een lange alinea over consumentenrechten opsplitsen in meerdere kernpunten.
- Integreer concrete voorbeelden
Klanten nemen betere beslissingen wanneer ze zich in een concrete situatie kunnen verplaatsen. Voeg in een notitie over de risico’s van een contract bijvoorbeeld voorbeelden toe: “Als u deze clausule niet naleeft, riskeert u een boete van X euro” of “Bij vertraging bent u een rente verschuldigd van Y % per dag”.
- Bevorder directe actie
Vergemakkelijk de besluitvorming door directe actie mogelijk te maken. Sluit een e-mail af met een actiegerichte conclusie: “Als u akkoord gaat met deze voorwaarden, onderteken dan hier elektronisch” of “Voor vragen, antwoord op deze e-mail voor [datum].”
- Beperk de opties om besluiteloosheid te voorkomen
Te veel opties kunnen een klant verlammen. In een notitie of e-mail met keuzes, beperk de opties tot twee of drie maximum.
Denkt u aan een project legal design of juridische klare taal?
Wij helpen u graag!